(1) Die Sitzungen des Beirats sind nicht öffentlich und werden grundsätzlich mit persönlicher Anwesenheit der Mitglieder am Sitzungsort durchgeführt (Präsenzsitzung).

(2) An den Sitzungen kann neben dem Mitglied der Stellvertreter ohne Stimme und Entschädigung teilnehmen.

(3) In außergewöhnlichen Notsituationen und in besonders eiligen Fällen gemäß Absatz 4 können Sitzungen des Beirats ohne persönliche Anwesenheit der Mitglieder am Sitzungsort durch zeitgleiche Bild- und Tonübertragung stattfinden (digitale Sitzung). Die oder der Vorsitzende stellt den Ausnahmefall nach Satz 1 fest. Eine digitale Sitzung findet nicht statt, wenn im Fall der außergewöhnlichen Notsituation ein Drittel oder in besonders eiligen Fällen ein Fünftel der Mitglieder des Beirats der Feststellung widerspricht. Der Widerspruch muss in Textform spätestens an dem auf den Tag des Zugangs der Einladung folgenden Werktag bei der oder dem Vorsitzenden eingehen. Als Werktage gelten Montag bis Freitag mit Ausnahme von staatlich anerkannten Feiertagen entsprechend dem Niedersächsischen Gesetz über die Feiertage.

(4) Außergewöhnliche Notsituationen sind insbesondere Katastrophen, epidemische Lagen oder andere gravierende Gefahr- und Bedrohungslagen und flächendeckende Einschränkungen der allgemeinen Mobilität. Ein besonders eiliger Fall liegt vor, wenn die Eilbedürftigkeit der Beschlussfassung die rechtzeitige Organisation einer Präsenzsitzung ohne drohende schwere Nachteile oder Schäden unmöglich macht.

(5) Bei einer digitalen Sitzung gelten per Bild- und Tonübertragung teilnehmende Mitglieder des Beirats als anwesend im Sinne der §§ 8 und 9. Die durch Bild- und Tonübertragung teilnehmenden Mitglieder haben sicherzustellen, dass bei ihnen keine unbefugten Dritten die Sitzung verfolgen können. In digitalen Sitzungen sind Abstimmungen und Wahlen möglich. Eine Abstimmung kann durch namentliche Abstimmung, digitale Abstimmungstechniken oder per Handzeichen erfolgen. Die oder der Vorsitzende legt die Art und Weise der Abstimmung jeweils bei Beginn der Sitzung fest.

(6) Die Künstlersozialkasse hat in ihrem Verantwortungsbereich dafür Sorge zu tragen, dass die technischen Anforderungen und die datenschutzrechtlichen Bestimmungen für eine ordnungsgemäße Durchführung einer digitalen Sitzung eingehalten werden. Bei technisch bedingten Störungen der Wahrnehmbarkeit, die nachweislich im Verantwortungsbereich der Künstlersozialkasse liegen, darf die Sitzung nicht fortgesetzt werden. Sonstige Störungen sind unbeachtlich; sie haben insbesondere keine Auswirkung auf die Wirksamkeit eines Beschlusses, der ohne das von einer Störung betroffene Mitglied des Beirats gefasst wird. Die §§ 8 und 9 bleiben unberührt.