(1) Die für die Ausstellung der Ersatzurkunde zuständige Behörde leitet eine Ausfertigung des Antrags wie folgt weiter:

1.

bei Kriegsauszeichnungen des Zweiten Weltkrieges

a)

von Angehörigen der früheren Kriegsmarine: an das Bundesarchiv;

b)

von Angehörigen der früheren Wehrmacht (mit Ausnahme der Kriegsmarine), des Volkssturms im Einsatz, der Waffen-SS, des Reichsarbeitsdienstes und der Organisation Todt: an das Bundesarchiv;

c)

von Angehörigen der früheren Polizei: an das Bundesarchiv;

d)

von Personen, die im zivilen öffentlichen Dienst gestanden haben: an die Behörden oder öffentlichen Archive, denen die Personalakten des Antragstellers oder einschlägige Listen und Akten über die Verleihung von Orden und Ehrenzeichen zur Verfügung stehen;

2.

bei nichtmilitärischen Auszeichnungen

a)

von Personen, die im öffentlichen Dienst gestanden haben: an die Behörden oder öffentlichen Archive, denen die Personalakten des Antragstellers oder einschlägige Listen oder Akten über die Verleihung von Orden und Ehrenzeichen zur Verfügung stehen;

b)

im Übrigen: an die Behörden oder öffentlichen Archive, denen einschlägige Listen oder Akten über die Verleihung von Orden und Ehrenzeichen zur Verfügung stehen.

(2) Der nach § 3 Abs. 3 zuständige Disziplinarvorgesetzte leitet eine Ausfertigung des Antrags von Soldaten an den Bundesminister der Verteidigung, von Beamten in der Bundespolizei an den Bundesminister des Innern, für Bau und Heimat weiter.

(3) Sind bei der Stelle, der nach den Absätzen 1 und 2 eine Ausfertigung des Antrags zugeleitet wurde, Unterlagen über die in dem Antrag bezeichnete Auszeichnung nicht vorhanden, ist ihr jedoch bekannt, daß einer anderen in den Absätzen 1 und 2 genannten Stelle solche Unterlagen zur Verfügung stehen, so leitet sie die Ausfertigung des Antrags an diese Stelle weiter.

(4) Die Weiterleitung einer Ausfertigung des Antrags entfällt, wenn feststeht, daß die Voraussetzungen für die Ausstellung einer Ersatzurkunde, einer Bescheinigung im Sinne des § 1 Abs. 1 Buchstabe a oder einer Zweitausfertigung nicht vorliegen.