(1) Auf Ersuchen einer öffentlichen Stelle wird zur Erfüllung ihrer Aufgaben ein Suchvermerk zur Feststellung des Aufenthalts eines Ausländers im Register gespeichert, wenn sich die betroffene Person zum Zeitpunkt der Anfrage nicht im Geltungsbereich dieses Gesetzes aufhält oder ihr Aufenthaltsort unbekannt ist.

(1a) Für Unionsbürger, bei denen eine Feststellung des Nichtbestehens oder des Verlusts des Freizügigkeitsrechts nicht vorliegt, ist ein Suchvermerk nur durch die mit ausländer- oder asylrechtlichen Aufgaben betrauten Behörden und nur zur Durchführung solcher Aufgaben zulässig.

(2) Zur Feststellung anderer Sachverhalte wird auf Ersuchen der in § 20 Abs. 1 bezeichneten Stellen oder des Bundeskriminalamtes ein Suchvermerk gespeichert, wenn dies zur Erfüllung ihrer Aufgaben erforderlich ist und die Daten nicht aus allgemein zugänglichen Quellen, nur mit übermäßigem Aufwand oder nur durch eine die betroffene Person stärker belastende Maßnahme erhoben werden können.

(3) Die Registerbehörde übermittelt für den Fall, daß ihr eine Mitteilung oder Anfrage zu der gesuchten Person zugeht, an die ersuchende Stelle

1.

bei einem Suchvermerk nach den Absätzen 1 und 1a die Bezeichnung und Anschrift der mitteilenden Stelle, deren Geschäftszeichen, das Datum der Mitteilung und die Grunddaten nach § 14 Abs. 1,

2.

bei einem Suchvermerk nach Absatz 2 die Bezeichnung und Anschrift der mitteilenden oder anfragenden Stelle, deren Geschäftszeichen, das Datum der Mitteilung oder der Anfrage und die mitgeteilten Daten.

(4) Die ersuchende Stelle hat Aufzeichnungen über das Ersuchen, den Zweck des Ersuchens und das Vorliegen der in den Absätzen 1 und 2 bezeichneten Voraussetzungen zu fertigen. Die Aufzeichnungen dienen nur der datenschutzrechtlichen Kontrolle. Sie sind gesondert aufzubewahren und durch geeignete Maßnahmen gegen unberechtigten Zugriff zu sichern. Sie sind am Ende des Kalenderjahres der Erledigung des Suchvermerks zu löschen, sofern sie nicht für ein bereits eingeleitetes Kontrollverfahren benötigt werden.

(5) Suchvermerke und die hierzu übermittelten Daten werden längstens zwei Jahre gespeichert, sofern sich die Suchvermerke nicht vorher erledigen. Auf Antrag sind sie für andere als die ersuchende Stelle gesperrt.