(1) Die Personalakte ist nach sachlichen und organisatorischen Gesichtspunkten in Grundakte, Teilakten und Nebenakten gegliedert.

(2) Die Grundakte enthält den Antrag auf Anerkennung als Kriegsdienstverweigerin oder Kriegsdienstverweigerer mit der Personalakte nach § 2 Abs. 6 des Kriegsdienstverweigerungsgesetzes, den das Kreiswehrersatzamt nach dieser Vorschrift dem Bundesamt zugeleitet hat. Die Grundakte wird von der für die Anerkennung als Kriegsdienstverweigerin oder Kriegsdienstverweigerer zuständigen Arbeitseinheit des Bundesamtes geführt und ist während der Dauer des Anerkennungsverfahrens nur dem für die Bearbeitung des Antrages zuständigen Personal zugänglich. Ist die Anerkennung unanfechtbar, wird der Anerkennungsbescheid zur Grundakte genommen und diese der für die Durchführung des Zivildienstes zuständigen Arbeitseinheit des Bundesamtes zugeleitet.

(3) In die Grundakte ist ein Verzeichnis der Teilakten und Nebenakten aufzunehmen.

(4) Unterlagen, die im Zusammenhang mit Disziplinar- und Bußgeldverfahren beim Bundesamt oder bei der Bundeswehr entstanden sind, werden als Teilakten von der jeweils zuständigen Arbeitseinheit des Bundesamtes geführt und dürfen nur vom dort zuständigen Personal eingesehen werden.

(5) Nebenakten führen die für die Durchführung des Zivildienstes zuständigen Verwaltungsstellen der Verbände der freien Wohlfahrtspflege, die Zivildienstgruppen des Bundesamtes und die Beschäftigungsstellen. Nebenakten enthalten Unterlagen, die die Durchführung des Zivildienstes (Personalplanung, -führung und -bearbeitung) betreffen, für die Aufgabenerfüllung der Verwaltungsstelle, der Zivildienstgruppe oder der Beschäftigungsstelle erforderlich sind und deren Original oder Doppel sich in der Grundakte oder in einer Teilakte befinden.