(1) Die Geschäftsleitung des Bewachungsunternehmens hat durch Einrichtung und Aufrechterhaltung eines geeigneten Kommunikationssystems sicherzustellen, dass

1.

die Mitarbeiter über sie betreffende Verantwortlichkeiten unterrichtet werden und

2.

drohende oder festgestellte Verstöße gegen rechtliche oder betriebliche Vorgaben unverzüglich an die Geschäftsleitung und an den Verantwortlichen berichtet werden.

(2) Die Geschäftsleitung des Bewachungsunternehmens hat eine Anlaufstelle einzurichten, die zusätzlich zu den Kommunikationswegen nach Absatz 1 für die Entgegennahme und Weiterleitung von Hinweisen über drohende oder festgestellte Verstöße sowie Vorschläge zu Verbesserungen an die Geschäftsleitung und an den Verantwortlichen zuständig ist. Diese Stelle ist intern bekannt zu geben.

(3) Hinweise über drohende oder festgestellte Verstöße nach den Absätzen 1 und 2 sowie Vorschläge zu Verbesserungsmöglichkeiten nach Absatz 2 und deren Bearbeitung sind zu dokumentieren.

(4) Der Verantwortliche hat der Geschäftsleitung des Bewachungsunternehmens regelmäßig über die wesentlichen Vorgänge in den Betriebsabläufen in Textform Bericht zu erstatten. Diese Berichte nach Satz 1 sind gemäß § 13 Absatz 3 der Seeschiffbewachungsverordnung aufzubewahren. Wesentliche Vorgänge in den Betriebsabläufen sind:

1.

Ergebnisse der internen Kontroll- und Prüfprozesse gemäß § 9,

2.

Rückmeldungen von Mitarbeitern, Geschäftspartnern, Kunden, Behörden und anderen Beteiligten,

3.

Änderungen, die sich auf die betriebliche Organisation nach § 4 Absatz 1 der Seeschiffbewachungsverordnung, auf die Verfahrensabläufe oder die Dienstanweisungen nach § 5 Absatz 2 der Seeschiffbewachungsverordnung auswirken können sowie

4.

Empfehlungen für Verbesserungen der betrieblichen Organisation oder der Verfahrensabläufe.