(1) In einem Vorgang dürfen zu einer Urkundstätigkeit folgende Daten zusammengefasst werden:
- 1.
Nutzerdaten solcher Nutzer, die Zugriff auf den Vorgang haben oder hatten,
- 2.
Sachverhaltsdaten und
- 3.
elektronische Dokumente.
(2) Die Bundesnotarkammer hat sicherzustellen, dass ausschließlich folgende Personen Zugriff auf einen Vorgang haben:
- 1.
die Amtsperson, die den Vorgang erstellt hat oder auf Veranlassung eines Nutzers mit dem Vorgang befasst ist (befasste Amtsperson),
- 2.
bei der befassten Amtsperson beschäftigte Personen, soweit ihnen eine technische Zugangsberechtigung eingeräumt worden ist, sowie
- 3.
folgende Nutzer:
- a)
der Nutzer, der den Vorgang selbst erstellt hat,
- b)
der Nutzer, der die Erstellung durch eine Amtsperson veranlasst hat, und
- c)
die Nutzer, denen der Zugriff eingeräumt worden ist.
Die Befugnis, Nutzern den Zugriff auf einen Vorgang einzuräumen (Satz 1 Nummer 3 Buchstabe c), haben die nach Satz 1 Nummer 1 bis 3 Buchstabe b zugriffsberechtigten Personen.
(3) Geht die Zuständigkeit der befassten Amtsperson für die Verwahrung ihrer Akten und Verzeichnisse auf eine andere Amtsperson über, so soll die befasste Amtsperson den Zugriff auf die Vorgänge, die sie erstellt hat oder mit denen sie auf Veranlassung eines Nutzers befasst ist, auf die andere Amtsperson überleiten. Wird der anderen Amtsperson der Zugriff auf die Vorgänge nach Satz 1 nicht durch die befasste Amtsperson übergeleitet, so ist er durch die Notarkammer einzuräumen. Die Einräumung erfolgt aufgrund eines Beschlusses des Vorstands der Notarkammer. Kann ein Beschluss des Vorstands nicht rechtzeitig herbeigeführt werden, so entscheidet der Präsident der Notarkammer. In diesem Fall ist die Entscheidung des Vorstands unverzüglich nachzuholen. Sobald der anderen Amtsperson der Zugriff auf die Vorgänge nach Satz 1 gewährt worden ist, gilt sie als die mit diesen Vorgängen befasste Amtsperson.
(4) Für die Dauer des Bestehens der technischen Zugangsberechtigung nach § 2 Absatz 1 Nummer 3 soll die zu vertretende Amtsperson der Notarvertretung den Zugriff auf die Vorgänge einräumen, die die zu vertretende Amtsperson erstellt hat oder mit denen sie auf Veranlassung eines Nutzers befasst ist. Wird der Notarvertretung der Zugriff auf die Vorgänge nach Satz 1 nicht durch die zu vertretende Amtsperson eingeräumt, so ist er durch die Notarkammer einzuräumen. Solange der Notarvertretung der Zugriff auf die Vorgänge nach Satz 1 eingeräumt ist, gilt sie als mit diesen Vorgängen befasste Amtsperson.
(5) Die Bundesnotarkammer hat es der befassten Amtsperson zu ermöglichen,
- 1.
die Befugnis von Nutzern zur Zugriffseinräumung nach Absatz 2 Satz 2 einzuschränken,
- 2.
Nutzern den Zugriff auf den Vorgang zu entziehen und
- 3.
bei ihr beschäftigten Personen die Befugnisse nach den Nummern 1 und 2 einzuräumen.
(6) Die Bundesnotarkammer hat sicherzustellen, dass Nutzerdaten innerhalb eines Vorgangs nur für folgende Personen einsehbar sind:
- 1.
die befasste Amtsperson,
- 2.
bei der befassten Amtsperson beschäftigte Personen, denen eine technische Zugangsberechtigung eingeräumt worden ist, sowie
- 3.
den betroffenen Nutzer.
Satz 1 gilt nicht für Nutzerdaten nach § 1 Nummer 7 Buchstabe a bis e sowie für in Sachverhaltsdaten oder in elektronischen Dokumenten enthaltene personenbezogene Daten.