(1) Für Vorgänge, die die Amtsführung im Allgemeinen betreffen, ist eine Generalakte zu führen. Sie enthält insbesondere
- 1.
Schriftverkehr mit den Aufsichtsbehörden, insbesondere zu Nebentätigkeiten, Verhinderungsfällen und Vertretungsbestellungen,
- 2.
Berichte über die Prüfung der Amtsführung und den dazugehörigen Schriftverkehr,
- 3.
Schriftverkehr mit der Notarkammer sowie der Notarkasse und der Ländernotarkasse,
- 4.
Unterlagen über die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben,
- 5.
Unterlagen über die Einhaltung der geldwäscherechtlichen Vorgaben,
- 6.
Originale oder Kopien der Unterlagen über die Berufshaftpflichtversicherung einschließlich des Versicherungsscheins und der Belege über die Prämienzahlung, soweit nicht eine Gruppenberufshaftpflichtversicherung nach § 113 Absatz 3 Nummer 3 der Bundesnotarordnung besteht,
- 7.
Niederschriften über Verpflichtungen nach § 26 der Bundesnotarordnung,
- 8.
Verträge im Sinne des § 26a Absatz 3 der Bundesnotarordnung und Nachweise über Verpflichtungen im Sinne des § 26a Absatz 6 Satz 1 der Bundesnotarordnung,
- 9.
Anzeigen nach § 27 der Bundesnotarordnung,
- 10.
Prüfzeugnisse, Bescheinigungen und vergleichbare Erklärungen,
- 11.
mit einer Zertifizierung verbundene Schriftstücke und
- 12.
generelle Bestimmungen über die Verlängerung der Aufbewahrungsfrist von Nebenakten.
(2) Die Generalakte ist entweder nach Sachgebieten geordnet zu gliedern oder mit fortlaufenden Seitenzahlen und einem Inhaltsverzeichnis zu versehen.