(1) Die Bundesanstalt dokumentiert jede Verstoßmeldung.

(2) Bei einer telefonischen Verstoßmeldung mit Tonaufzeichnung des Gesprächs erfolgt die Dokumentation

1.

durch Speicherung der Tonaufzeichnung des Gesprächs in dauerhafter und abrufbarer Form oder

2.

durch Anfertigung einer vollständigen und genauen Transkription des Gesprächs.

(3) Bei einer telefonischen Verstoßmeldung ohne Tonaufzeichnung des Gesprächs erfolgt die Dokumentation durch Anfertigung eines detaillierten Gesprächsprotokolls.

(4) Bei einer Verstoßmeldung durch ein persönliches Treffen mit den speziellen Beschäftigten erfolgt die Dokumentation

1.

durch Speicherung einer Tonaufzeichnung des Gesprächs in dauerhafter und abrufbarer Form, wenn die meldende Person zuvor ihre Einwilligung zur Tonaufzeichnung erklärt, oder

2.

durch Anfertigung eines detaillierten Gesprächsprotokolls.

(5) Die Bundesanstalt räumt der meldenden Person die Möglichkeit ein, die Transkription oder das Gesprächsprotokoll zu prüfen und zu berichtigen. Hat die meldende Person ihre Identität offengelegt, räumt ihr die Bundesanstalt zusätzlich die Möglichkeit ein, die Transkription oder das Gesprächsprotokoll durch Unterschrift zu bestätigen.